根據(jù)《湖北大學(xué)2020年上半年學(xué)位授予與研究生學(xué)位論文工作實施方案》，為做好我校研究生遠程視頻答辯工作，現(xiàn)就此項工作的開展進一步通知如下：

一、總體要求

學(xué)位論文答辯是學(xué)校學(xué)位授予質(zhì)量保障流程中的重要環(huán)節(jié)。遠程視頻答辯與常規(guī)的現(xiàn)場答辯只是形式上的不同，除根據(jù)上級主管部門通知精神將答辯地點調(diào)整為網(wǎng)絡(luò)平臺，遠程視頻答辯的其他方面均須按照《湖北大學(xué)博士碩士學(xué)位授予工作細則》等相關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。

遠程視頻答辯工作流程與常規(guī)的現(xiàn)場答辯工作流程保持一致，在學(xué)校恢復(fù)正常運行之前，遠程視頻答辯流程中涉及到的表格與文檔，均使用對應(yīng)的電子版走工作流程。在流程中需要對表格與文檔中相關(guān)內(nèi)容進行審核或?qū)徟⒑灻帲梢允褂秒娮影媸謱懞灻蛘咧粚弮?nèi)容不填簽名。對于只審內(nèi)容未填簽名的審核，選用電子郵件方式沿工作流程傳送審核結(jié)果，在電子郵件中寫明審核事項、審核結(jié)果、審核人，將相應(yīng)電子版材料作為郵件的附件，報送給研究生院的此類材料，請將郵件發(fā)送至xw@hubu.edu.cn。此類材料紙質(zhì)版上的簽名方式按附件7中關(guān)于紙質(zhì)版材料簽名方式的說明執(zhí)行。

答辯過程中，除答辯人導(dǎo)師以外的所有列席參會人員的麥克、視頻均應(yīng)處于關(guān)閉狀態(tài)；在不需要發(fā)言的時候，答辯委員、答辯人及其導(dǎo)師、答辯秘書的麥克均應(yīng)處于關(guān)閉狀態(tài)；在不影響視頻答辯過程流暢性的情況下，答辯委員視頻應(yīng)全程處于開啟狀態(tài)；答辯人須獨立完成匯報與答辯，在答辯人匯報與答辯環(huán)節(jié)，答辯人應(yīng)持續(xù)處在一個單獨空間內(nèi)，麥克、攝像頭持續(xù)保持開啟狀態(tài)，原則上不能中途離開和有外人進入。如因特殊情況答辯人需中途離開上述單獨空間，須向答辯委員會主席申請，獲批準后方可離開。對于學(xué)位論文答辯過程，須對關(guān)鍵環(huán)節(jié)截屏不少于8張。

涉密學(xué)位論文不能采用遠程視頻方式進行答辯,答辯工作按照相關(guān)規(guī)定進行。對于不能保證遠程視頻答辯質(zhì)量的,不能采用遠程視頻方式進行答辯。

二、工作程序

（一）提出申請

申請人原則上應(yīng)在計劃答辯日的前4天向?qū)W院提出遠程視頻答辯申請，提交電子版的《湖北大學(xué)學(xué)位論文評閱及答辯人員審批表》（附件1）、《研究生學(xué)位論文答辯公告》、學(xué)位論文答辯稿及答辯PPT，《研究生學(xué)位論文答辯公告》的內(nèi)容與格式參考附件2，文件名命名方式：學(xué)院+學(xué)科或?qū)I(yè)學(xué)位類別（領(lǐng)域）+學(xué)生類別：+學(xué)生姓名（如：哲學(xué)院哲學(xué)博士研究生：王***）。適應(yīng)新的形勢，申請人是否提交《湖北大學(xué)2020年上半年研究生遠程視頻答辯申請表》由學(xué)院自定，研究生院不再做要求。

（二）學(xué)院初審

在收到答辯申請的當日，學(xué)院根據(jù)申請人的學(xué)位論文評閱成績、學(xué)習(xí)任務(wù)完成情況、導(dǎo)師意見和答辯委員會組成情況完成審核工作，并將通過審核申請人員的電子版《湖北大學(xué)學(xué)位論文評閱及答辯人員審批表》《研究生學(xué)位論文答辯公告》報送研究生院。

（三）研究生院審核

研究生院收到學(xué)院報送的遠程視頻答辯申請人的電子版《湖北大學(xué)學(xué)位論文評閱及答辯人員審批表》《研究生學(xué)位論文答辯公告》后，當日進行審核。審核通過后，當日將申請人的《研究生學(xué)位論文答辯公告》在研究生院網(wǎng)站上發(fā)布。答辯公告一經(jīng)公布，一般不能更改。

申請人的答辯公告在研究生院的網(wǎng)站上發(fā)布后，須按答辯公告舉行學(xué)位論文答辯。沒有在研究生院網(wǎng)站上發(fā)布答辯公告或者在研究生院網(wǎng)站上的答辯公告發(fā)布之前的答辯均為無效。

（四）學(xué)院組織答辯

1.前期準備

（1）設(shè)備

為盡最大可能保證視頻答辯順利進行，答辯秘書、答辯委員、答辯人均應(yīng)各自準備2臺設(shè)備分別作為參加答辯會的使用設(shè)備和備用設(shè)備。建議選用電腦作為使用設(shè)備、手機作為備用設(shè)備。

（2）工具軟件

視頻答辯會需要使用的工具軟件主要有以下四類：

一是視頻會議平臺。平臺應(yīng)功能穩(wěn)定、視頻與語音清晰流暢，支持在線播放PPT，可在線共享文件。推薦使用騰訊會議、ZOOM等作為遠程視頻答辯平臺，具體用法分別見附件8、附件9。

二是投票表決工具。對于選用騰訊會議等沒有投票功能的視頻會議平臺者，推薦選用“群投票”“騰訊投票”等微信小程序作為匿名投票表決工具。

三是截屏工具。原則上應(yīng)使用電腦作為截屏的設(shè)備，推薦使用Snipaste、Hypersnap等軟件作為視頻答辨過程的截屏工具。

四是在線溝通工具。推薦使用微信、QQ軟件。

在答辯過程中，答辯人、答辯委員、答辯秘書各自需熟練使用的工具軟件如下：

答辯秘書應(yīng)盡早確定答辯會所用工具軟件，提前在進行視頻答辯的視頻會議平臺上預(yù)訂好會場,并將選用的視頻會議平臺、預(yù)訂的會議號及密碼等方面的信息通知到答辯委員、答辯人及其他參會人員。答辯人、答辯委員、答辯秘書提前安裝好所需工具并能熟練使用。

（3）會議材料

視頻答辯會需要使用的會議材料主要有以下四類：

一是電子版學(xué)位論文答辯稿、答辯PPT。由答辯人提前報送給答辯秘書。

二是答辯人學(xué)位論文的同行專家評閱意見書。由學(xué)院研究生秘書發(fā)送給答辯秘書。

三是會議議程。由答辯秘書根據(jù)本通知的“2.舉行答辯”和實際情況制定。

四是學(xué)位論文答辯表決票、學(xué)位論文答辯記錄表、答辯會與學(xué)位授予決議。學(xué)位論文答辯表決票由答辯秘書根據(jù)附件3在投票小程序上制作完成。學(xué)位論文答辯記錄表、答辯會與學(xué)位授予決議分別見附件4、附件5、附件6，由答辯秘書提前下載備用。

答辯秘書原則上應(yīng)提前3天將上述會議材料中的會議議程、答辯人的電子版學(xué)位論文答辯稿、同行專家評閱意見書發(fā)送給答辯委員。

2.舉行答辯

（1）準備工作

在答辯正式開始前10分鐘，答辯秘書負責落實到位以下準備工作：

一是聯(lián)系答辯委員、答辯人及其導(dǎo)師、其他應(yīng)參會人員進入視頻答辯平臺上的會議。為保證答辯會正常進行，將列席會議人員控制在合理規(guī)模。

二是確認答辯委員、答辯人及其導(dǎo)師的身份、姓名信息完整顯示（如答辯主席-張**，答辯人-王**）。

三是確認答辯人、答辯委員已準備就緒，視頻顯示已調(diào)整到合適狀態(tài)，麥克音量已調(diào)至合適水平。

四是確認對答辯過程的視頻截屏的準備工作已準備就緒。

（2）答辯過程

根據(jù)《湖北大學(xué)博士碩士學(xué)位授予工作細則》，結(jié)合視頻答辯的特點，論文答辯過程可按以下程序進行：

①答辯組織方介紹參會人員

答辯秘書：將答辯委員會主席設(shè)為聯(lián)席主持人，確認答辯委員的視頻設(shè)為開啟狀態(tài)，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行截屏（至少1張：視頻處于開啟狀態(tài)的全體答辯委員集體出現(xiàn)時的畫面）。

答辯組織方：簡介參會人員，請答辯委員會主席主持會議。

②答辯委員會主席宣布答辯會開始

答辯委員會主席：說明答辯程序，提出相關(guān)要求，宣布答辯開始。

③答辯人匯報并答辯

答辯人：開啟麥克、視頻，在規(guī)定的時間內(nèi)報告論文的主要內(nèi)容、回答答辯委員的提問。

答辯委員：聽取答辯人匯報，針對答辯人學(xué)位論文及匯報提出問題。

答辯秘書：記錄委員提問與答辯人的回答，記入《湖北大學(xué)研究生學(xué)位論文答辯記錄》（附件 4），對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行截屏（每一位答辯人至少3張：答辯人呈現(xiàn)匯報PPT題目頁的畫面1張，答辯委員提問的畫面1張，答辯人回答委員提問的畫面1張）。

④答辯委員會審議表決

答辯委員會主席：宣布答辯人匯報、答辯過程結(jié)束，進入答辯委員會審議表決環(huán)節(jié)，請答辯人及除導(dǎo)師以外的其他列席聽會人員暫時離開會場，主持審議表決工作。

答辯人導(dǎo)師：根據(jù)需要簡介答辯人基本情況，然后離開會場。

答辯委員：參考導(dǎo)師情況介紹和同行專家對論文的評閱意見，使用答辯秘書發(fā)放的微信小程序表決票對答辯人是否通過答辯、是否建議授予答辯人學(xué)位進行無記名投票（獲全體委員中三分之二及以上同意者為通過），討論并形成答辯委員會決議。

答辯秘書：協(xié)助主席請答辯人及除導(dǎo)師以外的其他列席聽會人員暫時離開會場，將未及時離開人員暫時移出會場。對審議表決過程進行記錄，將投票表決結(jié)果及決議填入電子版的《湖北大學(xué)博士學(xué)位論文答辯與學(xué)位授予決議》（附件5）或者《湖北大學(xué)碩士學(xué)位論文答辯與學(xué)位授予決議》（附件6），該決議中答辯委員的簽名可使用電子版手寫簽名，答辯秘書在該電子版材料中不填寫簽名，后期在紙質(zhì)版上填寫手寫簽名（或加蓋簽字印章）。對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行截屏(截屏至少3張：答辯委員討論時畫面1張、答辯秘書用在線溝通軟件發(fā)放答辯表決票畫面1張、對每一位答辯人的表決結(jié)果的畫面各1張)。

⑤宣布答辯委員會決議

答辯秘書:重新邀請答辯人及其導(dǎo)師、其他列席聽會人員重新進入會場，確認其他列席聽會人員麥克、視頻均處于關(guān)閉狀態(tài)。對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行截屏(至少1張：答辯委員會主席宣布答辯結(jié)果畫面)。

答辯委員會主席:宣布表決結(jié)果和答辯委員會決議，然后，宣布答辯過程結(jié)束。

⑥答辯組織方致謝，結(jié)束答辯活動。

在答辯過程中，對每位答辯人答辯過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)的截屏及數(shù)量匯總?cè)缦拢?/span>

（3）修改、完善學(xué)位論文

答辯人根據(jù)答辯委員的意見與建議，在導(dǎo)師的指導(dǎo)下，修改、完善學(xué)位論文，在學(xué)院規(guī)定的時間內(nèi)按學(xué)院要求將電子版學(xué)位論文定稿報送至答辯秘書或者學(xué)院研究生秘書。

3.答辯材料的整理與歸檔

①電子版材料

答辯秘書應(yīng)于視頻答辯結(jié)束后，在學(xué)院規(guī)定的時間內(nèi)，按照《博士、碩士學(xué)位研究生答辯與學(xué)位授予相關(guān)材料一覽表》（附件7）的相關(guān)要求完成表中第1項至第7項的電子版材料工作，并報送至學(xué)院研究生秘書，研究生秘書對電子版材料進行審核、確認，與各研究生報送的電子版學(xué)位申請書一并歸檔。

②紙質(zhì)版材料

按照《湖北大學(xué)2020年上半年學(xué)位授予與研究生學(xué)位論文工作實施方案》的時間節(jié)點，6月15日前將《博士、碩士學(xué)位研究生答辯與學(xué)位授予相關(guān)材料一覽表》（附件7）表中紙質(zhì)版材料與上述方案規(guī)定的其他紙質(zhì)材料報研究生院。

三、相關(guān)說明

本通知依據(jù)《湖北大學(xué)2020年上半年學(xué)位授予與研究生學(xué)位論文工作實施方案》制定，是對其中關(guān)于遠程視頻答辯工作的細化，目的是為了推進學(xué)校遠程視頻答辯工作更有效地有序開展。